Какая компенсация положена за использование личного автомобиля в служебных целях в 2020 году

Работодатели в современной России не привыкли компенсировать использование личного автомобиля своих подчиненных. Если пишут в размещении вакансии на будущую работу «амортизация и ГСМ оплачивается отдельно», то зачастую по истечении несколько месяцев работы отказывают в оплате амортизации и ГСМ за пользованием личным транспортным средством. 

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

+7 (499) 938-81-90 (Москва)

+7 (812) 467-32-77 (Санкт-Петербург)

8 (800) 301-79-36 (Регионы)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Статья 188 трудового кодекса РФ гласит следующее: каждый наёмный работник просто обязан получать компенсирующие средства, так как использовал собственное имущество в служебных целях.

Статья 188 ТК РФ. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

Следует учитывать поправку к данной трактовке тем, что случай выплаты зависит от выполненной нормы сотрудником на личном транспортном средстве. В таком случае данные денежные средства не будут облагаться налоговым вычетом. Если же автомобиль проходил по служебным целям сверх нормы, работодатель вправе выплатить полную сумму за весь срок, однако, помимо норматива, на остаток будут наложены вычеты НДФЛ.

Не стоит забывать о том, что Вы (при условии наемного труда) используете свою собственность в чужих интересах, требуйте полной компенсации за данные расходы.

Наниматель сможет удержать налоговый вычет и зачислить страховой взнос. Выплата амортизационных сумм обязана быть произведена в любом случае.

Основные параметры

Основные нормы, компенсирующие расходы личного автомобиля в текущем году:

Транспортное средство с объёмом ДВС до 2 тысяч кубических сантиметров 1200 рублей от месяца к месяцу.
Транспортное средство с объёмом ДВС больше 2 тысяч кубических сантиметров 1500 рублей от месяца к месяцу.
Мототранспортные средства По 600 рублей от месяца к месяцу.
Грузовые транспортные средства Нет ограничений.

Главные детали

Условия, на которых работник должен использовать личный автомобиль в рабочих целях, обязаны быть записаны. Желательно, чтобы это было сделано на бумажном носителе в нескольких экземплярах между «наёмным сотрудником» и человеком, на которого трудится подчинённый.

Данный документ должен быть дополнением к трудовому договору и зависит только от вида составления. Выплаты в любом случае выплачиваются нанимателями при пересчете на прибыль их предприятия.

При создании данного документа должны быть заложены все подпункты, при которых сотрудник использует собственное автотранспортное средство, а именно:

  • срок, при котором в течение рабочего дня, сотрудник обязан использовать собственный автомобиль;
  • период – как часто используется автотранспортное средство в течение рабочей недели, месяце или годе;
  • подпункт в конкретной компенсационной сумме на амортизацию и затраты ГСМ в соответствии с законодательством Российской Федерации;
  • подпункт – формула, при которой рассчитывается переизбыток использования транспортного средства, свыше норм, установленных законодательством РФ с упоминанием о том, что на данную сумму накладывается НДФЛ;
  • прочие формулировки.

Рассмотрим основные договорные отношения по данному случаю между наемным и нанимателем:

Вид договорных отношений Подробные условия соглашения
Договоренность отражена в контракте на работу или отдельно, дополнением к нему Наниматель должен оплатить расходы на основании использования автотранспортного средства. Управляет данным автомобилем непосредственно владелец ТС.
Арендуемый контракт Договор, при котором автомобиль передан нанимателю по акту, подписанному обоими участниками процесса. Наниматель оплачивает расходы за заключение контракта по ОСАГО и в нём описаны все виды работ по ТС в случае амортизации.
Непосредственный контракт транспортных услуг Контракт отражает в себе непосредственно гражданско-правовое соглашение, где прописаны конкретные суммы и конкретные выплаты по нему.

Контракт заключается даже в единичном случае оказания услуги, которая напрямую имеет отношение к использованию автомобиля наемного работника.

Выплаты сотруднику производятся с учётом приказа, который составляется нанимателем, как положено в правовой форме РФ. Данный приказ вступает в силу по завершении месяца и его основанием является расчёт бухгалтерии организации.

Основываясь на трудовом законодательстве Российской Федерации, существуют определенные типы затрат на использование личного автомобиля, а именно:

  • осуществление ремонтных работ текущего автомобиля исходя из соглашения между сторонами;
  • топливно-смазочного материала;
  • всевозможных мест парковок как на рабочем месте, так и на служебных остановках, если таковые присутствуют в процессе работы;
  • оплата дополнительных затрат на основании использования автомобиля сотрудником.

Отчётность сотрудником перед нанимателем осуществляется сбором чеков и является основанием для последнего об оплате тех или иных расходов.

Пример расчета суммы расходов:

Расчёт компенсируемой суммы: А = 4000/21х12 = 2286 рублей.

Налог в данном примере не учтен в связи с тем, что сотрудник уложился в график использования личного автотранспортного средства, зачислен на расчетный счет сотрудника он будет совместно с начислением заработной платы за подотчетный период.

Юридический аспект

При неправильном составлении бумаги даже суд вправе отказать сотруднику даже в случае неоплаты нанимателем расходов в связи с использованием последним личного транспортного средства.

Договор подписывается как нанимателем, так и сотрудником, чей автомобиль будет задействован в работе. Компенсирующая сумма обговаривается и согласовывается между сторонами в устной форме, после подтверждается наличием подписей на бумажном носителе.

Значимое в данном примере можно отметить, что заключают его стороны на длительный период. Здесь же обозначается непосредственная сумма денежных компенсаций от месяца к месяцу.

Нужно подчеркнуть:

  • марка и модель автотранспортного средства;
  • объём ДВС автотранспортного средства;
  • государственный регистрационный знак;
  • серия и номер паспорта транспортного средства;
  • цвет модели транспортного средства.

Как только договор перестал действовать, подписывается определенный документ, в котором обозначены причины разрыва договорных отношений и период последней выплаты по нему.

Нормативы и размер компенсации

Оформляются компенсационные издержки за эксплуатацию личного транспортного средства в соответствии с законодательством РФ. Наёмным сотрудникам при упоминании нанимателем об использовании личного автомобиля в целях поездок по задачам организации нужно обговорить данное положение с руководством.

Добиться подтверждения оплаты затрат от последнего и подписать соответствующие документы. Каким образом это возможно сделать — мы рассмотрели выше по тексту.

 Не стоит забывать о том, что с компенсационных выплат за аренду будет вычислен НДФЛ, то есть придется оплатить (по закону) 13 процентов.

Как только выплаты будут назначены, в организации должны оповестить об этом всех, кого это может коснуться. Помимо этого, должно быть документально отражено по размерам и срокам выплат в данном положении.

Положенная сумма зачисляется сотрудникам за пользование личным автотранспортным средством в служебных целях. Определяется день ежемесячных выплат в определенной по контракту сумме.

Также может быть осуществлен перерасчет нанимателем в связи с полной или неполной занятостью автотранспортного средства в подотчетный период на основании табеля использования или собранных чеков сотрудником.

Данные затраты организация отражает по бухгалтерскому учету как расход при пересчете доходов компании. Бухгалтерии организаций нужно помнить, что данный вид расхода оформляется непосредственно путевыми листами.

Что включено в возврат средств

В компенсационную сумму включено:

  • расходы газо-смазочных материалов в процессе использования личного транспортного средства;
  • амортизация трансмиссии транспортного средства;
  • расход горючего во время выполнения работы в интересах организации;
  • износ шин при эксплуатации транспортного средства в служебных целях;
  • простой на автостоянках транспортного средства;
  • прочие компенсационные расходы.

Смежные нюансы процедуры

По смежным нюансам данной процедуры хочется добавить, что если Вы находитесь на испытательном сроке, то заключить договор без трудового контракта вполне возможно.

Если работодатель будет против данного соглашения и станет Вас уверять в том, что оплатит полностью затраты в связи с данным вопросом – можно отказаться от его условий. Следует помнить, что лучше обезопасить себя договорными отношениями.

Выбор подходящего сотрудника

Выбор работника нанимателем происходит по определенному алгоритму. Сотрудников в команду, как правило, наниматель отбирает тщательнейшим образом, руководствуясь личностными и профессиональными качествами человека.

Первым делом наниматель формирует список, в котором отображаются все сотрудники с личными транспортными средствами, которые в дальнейшем будут использованы на определенные цели предприятия и им назначается компенсационная сумма выплат.

Определим, по какому алгоритму действует большинство нанимателей:

  1. Наниматель определяет для себя модельный ряд марок и моделей машин, которые ему будут интересны по экономическим соображениям.
  2. Определяется список заданий для данной группы сотрудников с автомобилями.
  3. Наниматель фильтрует сотрудников по водительским качествам.
  4. Определяются люди, чьи обязанности в течение рабочего дня минимизированы, то есть свободного времени вполне достаточно для выполнения поручений нанимателем на собственном автотранспортном средстве.

Наниматель прекрасно понимает, что риск исходя из его алгоритма подбора персонала для данных задач вполне оправдан.

Как зависит размер от типа транспорта

Рассмотрим нюансы, при которых условия сотрудничества и размеры выплат несколько отличны. Допустим, случай, когда транспортное средство принадлежит не Вам, а, например, родственнику.

В данном конкретном случае налог может быть удержан, и после удержания зачисляются страховые выплаты непосредственно на компенсационную сумму. Также размеры выплат зависят напрямую от типа транспортного средства, его мощности и габаритных показателей.

Рассмотрим случаи:

  • если объём ДВС транспортного средства работника меньше чем 2 тысячи кубических сантиметров, то сумма выплаты примерно составит одну тысячу сто рублей;
  • если объём ДВС транспортного средства больше указанного выше, то денежная сумма станет несколько выше, около полутора тысяч рублей;
  • для мототранспортных средств есть специальная таблица, которая показывает, что сумма компенсации составит приблизительно пятьсот рублей.

Пошаговый алгоритм

Рассмотрим поэтапный список действий при получении данного вида компенсации:

Последовательность Краткое описание
Составление сотрудником требуемого заявления на компенсацию При условии, что сотрудник и наниматель в процессе трудоустройства первого договорились о заключении данного соглашения и заключили его, то написание этого заявления сотрудником не требуется.
Подача сотрудником необходимого комплекта документов на автотранспортное средство В список требований входят: паспорт технического средства и если сотрудник — не собственник ТС, то предоставляется доверенность на право управления данным ТС.
Этап согласования договора между нанимателем и сотрудником На данном этапе сглаживаются все разногласия между сторонами для прихода к общему знаменателю.
Этап, когда стороны составляют акт Данный акт должен содержать все данные о транспортном средстве и сам факт приема и передачи ТС между сторонами.

Управлять данным транспортным средством может как сам владелец автомобиля, так и иное лицо, допущенное к управлению данного ТС в результате договоренностей и составления необходимых документов между сторонами. Контракт на аренду автомобиля может быть составлен и заключен без участия водителя ТС.

Принцип выплат

Почему могут не выплатить положенные суммы нанимателем:

  • работника нет среди официально устроенных сотрудников на предприятии;
  • сотрудник вовремя не предоставил требуемый комплект документов нанимателю относительно расходов, связанных с амортизацией его автотранспортного средства;
  • у нанимателя имеются неопровержимые доказательства того факта, что сотрудник использовал свое автотранспортное средство не по служебным обязанностям, а в личных целях;
  • сотрудник из-за собственной халатности утерял один или более подтверждающих документов о расходах, поэтому основание для компенсации отсутствует.

Важные аспекты расчета

Алгоритм для выплат следующий:

  1. Определяется размер непосредственной компенсации.
  2. Вычисляются так называемые зарплатные налоги.
  3. Вводится учет за компенсацию непосредственно для налогообложения.
  4. Бухгалтера берут расход на вооружение и отражают его в бухгалтерском учёте.
  5. Проводится полный анализ для фиксации компенсации.
  6. Составляют нужный акт о выплате данной компенсации.

Дополнительные моменты

Каким образом происходит расчет НДФЛ:

Тип соглашения Определение НДФЛ (налога)
Соглашение, как дополнительный документ к основному контракту на работу Не определено начисление налога или других затрат во всевозможные организации.
Акт об аренде или договор ГПХ Полностью в поле налогообложения в полном объеме, а также переводится в налоговую инспекцию (возможен выбор агента).

Отметим, что при условии заключения между нанимателем и сотрудником договор о соглашении, то получится сумма в размере 13 процентов, если это резидент, и 30 процентов — для нерезидентов РФ.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *